営業会議の例
さて事例です。ある営業会議があり、話の内容があまり整理できずに不明確な場合というのがよくあります。
販売部長が、「今月の売り上げ達成をどう実現するのか？」、「ところで新規先を回っているか？」、「それとも既存先を重点化するか？」、「新規先といえば、例の川中産業の方はどこまで進んでいるんだ？」、「つい最近訪問した、日本ソフトボール組合の案件は取れたのか？」、「このところ関東商事はどんな調子なのか？最近売り上げが落ちでいるようだが」など、思いつくままに整理せずに話しをしてくるのが一般的です。
これを議事録でまとめるわけです。タイトルは「当月の販売拡大対策」です。販売部長の話は「当月売上達成の為、対象ターゲットは新規先、既存先どちらも検討すべき。特に、新規先の川中産業、最近訪問先のソフトボール組合は、進捗確認してもらいたい。また、関東商事は売り上げが落ち込んでおり、調査が必要。」とまとめます。
つまり「言葉を文章らしく言い換える」、「言葉に表れない部分は推測で補記」するのです。こうして議事録にしていけば、箇条書きでそれぞれに対する実施項目、対策なども明確化できます。議事録を読んだ販売部長も「「こいつは仕事というものが分かってるな」となるかもしれませんね。