議事録の流れ
見た目のキレイさの次は、当然ですが議事録の内容ということになります。議事録の流れですが、まず「決定事項」、次に「討議事項」、それから「懸案事項」の順になります。
「決定事項」は、その会議で決まったことですから先に書きます。「討議事項」は、結論に至るまでに出された意見等です。結論に至った理由と考えてもよく、簡潔に書くようにしましょう。
「懸案事項」は、次回の会議までの確認事項となります。最後は、次回会議の開催日時についてとなります。
議事録は報告書ですから、基本的に結論先行です。「懸案事項」には、次回までにやるべきことを書きます。担当者の名前を記載して備忘録も兼ねることでいい議事録になるでしょう。この流れは時間軸が行ったり来たりしないようにするからであり、先につながる「懸案事項」は当然後になるのです。
また、「決定事項」、「討議事項」はおおまかで構いません。議事録を書くのに時間がかかってしまう人は、討議内容も事細かに書いてしまいます。
企業経営に関する役員の会議などであればそうなるかもしれませんが、これは特殊な会議です。職場の打ち合わせ程度であるなら、誰が何を発言したかまで一言一句を書かなくてもいいのです。そもそもメモが追い付きませんし、肝心の決定事項が強調されにくくなってしまうでしょう。