議事録を書くポイント
ビジネスにおける議事録はかなり重要なものです。基本的なスタンスは、読み手が知りたい事を考えて書くということで、議事録においては、読み手はほとんどの場合、上司やお客様です。当然ながら、彼らの知りたい事が書かれた文章でなければなりません。
誰がどのような目的で読むのかを基本にして書くことが何より重要なのです。議事録は簡潔に書くものです。端的に言えば、200字程度で書くことで、それなら一目で読めます。
もちろん端的であると同時に重要な点については詳細な内容も要求されます。これを200字程度でまとめることを心がけるべきです。
ぱっと見が美しいということもポイントです。上司は議事録について、全体の美しさで判断しているものです。紙の上でのバランスであり、文頭、文末のそろい方などが判断される基準にもなります。
美しさを最初に見るのは、それが読むに値するかどうか、細部にまで気が遣われているという面で判断できるからです。こうした見栄えのポイントは「適正な余白がある」、「文字が一方に片寄っていない」、「一文の長さがある程度揃っている」などです。いわゆる見た目が美しい書類です。
そして肝心の内容ですが、議事録には一定の形式があります。日時、場所などを組織で定められた順番に並べます。読む人の理解の流れは既に決まっており、それと同じなら理解も容易なのです。